OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Práva pri spracúvaní osobných údajov sú upravené v Nariadení Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) z 27. apríla 2016 č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len ako „GDPR“ alebo „Nariadenie“) a zákone č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „Zákon o ochrane osobných údajov“ alebo „zákon č. 18/2018 Z.z. o OOÚ“).

Identifikačné a kontaktné údaje Prevádzkovateľa:

Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre (ďalej len „SPU“) je Prevádzkovateľom, ktorý spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. Konkrétne požiadavky na jeho určenie sú ustanovené v osobitných predpisoch, ktoré vymedzujú účely a čiastočne aj prostriedky spracúvania osobných údajov.

Slovenská poľnohospodárska univerzita v Nitre
Tr. A. Hlinku 2, 949 74 Nitra
IČO: 00397482
tel.: +421 37 641 5533
e-mail: verejnost@uniag.sk

Kontaktné údaje zodpovednej osoby (DPO):

tel.: +421 37 641 5754
e-mail: zodpovedna.osoba@uniag.sk

INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV

Vaše osobné údaje je potrebné v nevyhnutnom rozsahu spracúvať z dôvodu plnenia, resp. zabezpečenia povinností a úloh, ktoré nám, ako verejnej vysokej škole vyplývajú:

  • zo všeobecne záväzných právnych predpisov.

SPU môže pristúpiť k spracúvaniu vašich osobných údajov v prípadoch, ak je rozsah osobných údajov stanovený právnymi predpismi nepostačujúci na dosiahnutie vymedzeného účelu spracúvania, aj na základe nasledujúcich právnych základov:

  • ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy uzavretej medzi Vami a SPU vrátane predzmluvných vzťahov v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR,
  • ak je to nevyhnutné na splnenie úlohy SPU, realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej SPU v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR,
  • ak je to nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje SPU podľa Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, alebo
  • ak ste udelili súhlas so spracúvaním svojich osobných údajov na konkrétny účel v zmysle Čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

ÚČELY A PRÁVNY ZÁKLAD SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

KOMU POSKYTUJEME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE

  • Dopravcovia v cestnej doprave, mestskej hromadnej doprave, dráhovej doprave
  • Zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom SPU
  • Inštitúcie Európskej únie Európska Komisia
  • Organizácie financujúce niektoré programy študentských mobilít
  • Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých je SPU členom
  • Štátne orgány vykonávajúce pôsobnosť v oblasti školstva
  • Vedecké inštitúcie
  • Občianske združenia
  • Firmy poskytujúce technickú podporu pre informačné systémy bez vykonávania spracovateľských operácii s osobnými údajmi, ale s faktickou možnosťou oboznámenia sa s obsahom dát
  • Firmy participujúce na vedecko-výskumných projektoch v inkubátoroch alebo vedeckých parkoch
  • Firmy participujúce na vedecko-výskumnej činnosti
  • Poštoví doručovatelia a poštové podniky
  • Advokáti
  • Notári
  • Exekútori
  • Audítori

DOBA UCHOVANIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Vo všeobecnosti, doba uchovávania vyplýva z právnych predpisov alebo osobné údaje uchovávame počas trvania zmluvy. Ak z právnych predpisov nevyplýva, dobu uchovávania Vašich osobných údajov vždy vo vzťahu ku konkrétnym účelom určujeme my prostredníctvom našich interných predpisov a/alebo Registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu SPU v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

SPU predpísaným spôsobom zlikviduje tie osobné údaje, ktorých účel spracúvania  a doba uchovania sa skončila. Po skončení vymedzeného účelu je SPU oprávnená spracúvať osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu, a to na vedecké účely, účely historického výskumu alebo účely štatistiky, v ich anonymizovanej alebo pseudonymizovanej podobe.

Ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe súhlasu, máte právo kedykoľvek udelený súhlas odvolať a po jeho odvolaní sme povinní osobné údaje ďalej nespracúvať.

 

DOBA UCHOVÁVANIA A VÝMAZ OÚ

Účel spracúvania osobných údajov Doba uchovávania alebo kritériá na jej určenie

Vzdelávanie

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Sociálna podpora študentov  5 rokov.

V prípade dokumentáciu prijímacieho konania, dokumentáciu o zápise na štúdium a zápisoch do ďalšej časti štúdia, výpis výsledkov štúdia, kópie dokladov o absolvovaní štúdia 25 rokov odo dňa skončenia štúdia.

Register študentov (vrátane spisov študentov) v prípade riadneho skončenia štúdia 50 rokov od skončenia štúdia.

Vedecké a výskumné účely a projekty

10 rokov

Poskytovanie ďalšieho vzdelávania

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Akademická samospráva

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom SPU

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Poskytovanie knižnično-informačných služieb

O používateľovi bezprostredne po ukončení štúdia študenta/pracovného pomeru zamestnanca alebo na jeho žiadosť alebo po 1 roku nevyužívania služieb.

Osobné údaje uvedené v záverečnej práci autora 70 rokov.

Personálne a mzdové účely

Počas trvania pracovného pomeru a uplynutí zákonných lehôt pre uchovávanie určitých typov dokumentov. Spravidla 5 až 10 rokov, doklady potrebné pre účely sociálneho a zdravotného poistenia a mzdové listy 20 rokov,  v niektorých prípadoch až 70 rokov od narodenia zamestnanca.

Daňové a účtovné účely 

10 rokov

Plnenie povinností SPU v oblasti BOZP, PO a PZS

5 rokov

Ochrana utajovaných skutočností

Bezpečnostné previerky 1 rok po zániku určenia.

Plnenie povinností a úloh SPU v oblasti krízového manažmentu

5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Na účely HM ihneď po aktualizácii údajov.

Plnenie zákonných povinností SPU

Počas trvania právnej povinnosti, viď registratúrny plán. Spravidla 5 až 10 rokov.

Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov

Spravidla 3 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Správa registratúry

Počas lehôt uloženia alebo archivácie.

V prípade dokumentov s trvalou archívnou hodnotou,  trvalá archivácia údajov.

Vybavovanie sťažností

10 rokov od vybavenia sťažnosti.

Podnikateľská činnosť

Počas trvania vzťahu s dotknutou osobou týkajúceho zmluvného vzťahu.

Spravidla 5 až 10 rokov, viď registratúrny plán.

Ochrana majetku a bezpečnosti

5 rokov

Kamerový záznam 15 dní.

Počas trvania iných účelov spracúvania, na ktoré sú osobné údaje v IT systémoch spracúvané.

Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa

3 roky

Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia

 

Až do namietania alebo do odvolania súhlasu, spravidla 1 až 5 rokov.

Štatistické účely

Počas trvania iných účelov spracúvania.

CEZHRANIČNÝ PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV

PRENOS OSOBNÝCH ÚDAJOV

Účel spracúvania osobných údajov Označenie tretej krajiny
alebo medzinárodnej organizácie

Vzdelávanie

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Vedecké a výskumné účely a projekty

Krajiny partnerov konzorcií projektov (v prípade schválenia účasti SPU ako partnera/spoluriešiteľa na danom projekte).

Poskytovanie ďalšieho vzdelávania

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Medzinárodná spolupráca v oblasti štúdia a mobilít

Partnerské zahraničné vysoké školy poskytujúce programy mobilít študentom SPU

Akademická samospráva

Medzinárodné organizácie a medzinárodné siete  spolupracujúcich vysokých škôl, ktorých členom je SPU

Vydávanie preukazov študentom a zamestnancom SPU

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Poskytovanie knižnično-informačných služieb

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Personálne a mzdové účely

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Daňové a účtovné účely 

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Plnenie povinností SPU v oblasti BOZP, PO a PZS

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Ochrana utajovaných skutočností

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Plnenie povinností a úloh SPU v oblasti krízového manažmentu

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Plnenie zákonných povinností SPU

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Správa registratúry

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Vybavovanie sťažností

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Podnikateľská činnosť

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Ochrana majetku a bezpečnosti

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

Štatistické účely

prenos do tretej krajiny sa neuskutočňuje

AUTOMATIZOVANÉ SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

K automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu v zmysle čl. 22 GDPR môže dochádzať v týchto prípadoch:

KONTROLA ORIGINALITY ZÁVEREČNEJ PRÁCE

Použitý postup

Anti-plagiátorský softvér, ktorý skenuje verejne dostupné zdroje a získava tak do registra obrovské množstvo údajov aj z iných prác a odborných publikácií zo zahraničia, pričom tento softvér vyhodnocuje mieru zhody záverečnej práce s ostatnými prácami v registri.

Význam

Správne určenie percenta zhody posudzovanej záverečnej práce s inými záverečnými a akademickými prácami v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy.

Predpokladané dôsledky

Percentuálne rozhodnutie o zhode (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepripustenie prác vykazujúcich znaky plagiátorstva na obhajobu.

POSUDZOVANIE NÁROKU NA INTERNÁTNE UBYTOVANIE

Použitý postup

Systém Ubytovanie automaticky vyhodnocuje úspešnosť žiadostí o ubytovanie na základe bodového systému a hodnotiacich kritérií definovaných v príslušnom vnútornom predpise SPU.

Význam

Efektívne a spravodlivé spracúvanie veľkého množstva žiadostí o pridelenie obmedzenej internátnej ubytovacej kapacity v rámci plnenia zákonných povinností verejnej vysokej školy

Predpokladané dôsledky

Rozhodnutie o pridelení ubytovania (pozitívne / negatívne). Negatívne: nepridelenie ubytovania.

AKO ZÍSKAVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE

SPU Vaše osobné údaje získava najčastejšie priamo od Vás (ak ste uchádzačom o štúdium, študentom, účastníkom celoživotného vzdelávania, zamestnancom, uchádzačom o zamestnanie, riešiteľom projektu, členom akademickej samosprávy, používateľom univerzitnej knižnice, ubytovaným hosťom v ŠD alebo návštevníkom SPU a pod.).

Osobné údaje môžete SPU poskytnúť rôznymi spôsobmi napr. : prostredníctvom printovej prihlášky na štúdium, žiadosti CŽV, žiadosti o zaradenie do výberového konania (prijatia do zamestnania), osobného dotazníka zamestnanca, registráciou na našich webových stránkach (napr. vyplnením prihlášky/žiadosti), komunikáciou s nami najmä prostredníctvom elektronickej pošty alebo v procese uzatvárania zmluvy s SPU a pod.

V osobitných prípadoch od tretích strán (napr. od súdov, exekútorov, sociálnej poisťovne,  z dostupných registrov vedených v zmysle osobitných zákonných predpisov alebo priamo od Vašej blízkej osoby).

Na spracúvanie Vašich osobných údajov, ktoré SPU získala pri plnení svojich úloh od tretích strán, sa pre plnenie povinnosti prevádzkovateľa transparentne informovať dotknuté osoby vzťahujú výnimky podľa čl. 14 ods. 5 GDPR. Ide napríklad o osobné údaje o spoločne posudzovaných osôb, pri posudzovaní nároku na sociálne štipendium študenta (pri zdokladovaní sociálnych pomerov v rodine študenta ako žiadateľa).

Vaše osobné údaje, ktoré SPU nezískala priamo od Vás môže spracúvať v rámci plnenia povinností a úloh, ktoré jej vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov:

  • ako poskytovateľovi vzdelávania, ak ste napríklad rodinným príslušníkom nášho študenta alebo jemu blízkou osobou;
  • ako zamestnávateľovi, ak ste napríklad rodinným príslušníkom zamestnanca SPU alebo jemu blízkou osobou;

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov súhlas so spracúvaním osobných údajov podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR nie ste nikdy povinní poskytnúť Vaše osobné údaje. Poskytnutie Vašich osobných údajov je založené na Vašej slobodnej úvahe a dobrovoľnom konaní. Udelený súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Neposkytnutie osobných údajov by nemalo mať žiadne negatívne a podstatné následky na Vašu osobu, ale môže sa znížiť komfort využívania niektorých služieb a Vaše informovanie o novinkách.

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov uzatvorenie alebo plnenie zmluvného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR poskytnutie osobných údajov je požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok nezavretie zmluvného vzťahu.

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov plnenie našej zákonnej povinnosti podľa článku 6 ods. 1 písm. c) GDPR alebo splnenie úlohy vo verejnom záujme podľa článku 6 ods. 1 písm. e) GDPR poskytnutie Vašich osobných údajov je zákonnou požiadavkou. Neposkytnutie osobných údajov môže mať za následok, že nebude môcť byť splnená úloha zabezpečovaná v rámci pôsobnosti orgánov akademickej samosprávy alebo nebude môcť byť vydané rozhodnutie, o ktoré nás žiadate, príp. môže byť inak zmarené splnenie dôležitej úlohy, ktorú SPU ako verejná vysoká škola vykonáva vo verejnom záujme alebo má plniť v rámci svojich zákonných povinností.

V prípade, ak je právnym základom pre spracúvanie Vašich osobných údajov oprávnený záujem a využívame na spracúvanie Vašich osobných údajov právny základ podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR ste povinní toto spracúvanie strpieť, ale máte voči nemu právo podať námietku.

OPRÁVNENÉ ZÁUJMY PREVÁDZKOVATEĽA

SPU spracúva osobné údaje dotknutých osôb v súlade s Čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje SPU pri spracúvaní osobných údajov a tieto predstavujú:

  • Vedecké a výskumné účely a projekty
  • Preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov SPU
  • Zvyšovanie povedomia o SPU a propagácia
  • Ochrana majetku a bezpečnosti SPU
  • Kontrolné mechanizmy zamestnávateľa (SPU)

PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY

  • Právo potvrdenie a prístup k osobným údajom
  • Právo na opravu osobných údajov (právo „na zabudnutie“)
  • Právo na vymazanie osobných údajov
  • Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov
  • Právo na prenosnosť osobných údajov
  • Právo namietať spracúvanie osobných údajov
  • Právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania
  • Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov